アウトソーサー

導入前の問題点

今回ご紹介するのは給与計算・処理を代行で行う約100人の企業様の事例です。同社の給与計算代行業務は、プロセスは誰でもできるような業務のようですが、実際には顧客ごとのルールや約束事が千差万別で、社員は担当会社の細かなルールや約束事をメモやExcelに記録し、仕様書として管理していました。ところが、仕様書を精緻に作ることはできるものの、フォーマットが作成者に委ねられているため、どのポイントが重要になるのかがほかの従業員には分からず、組織内で十分に活用されていませんでした。結果、個人の記憶や能力に頼らざるを得ない状態が続いていました。 

機能の活用

各担当社員が行う処理（業務）を日、週、月、年単位で分類し、イベント項目を洗い出した上で、それにタイトルや根拠を含む概要説明を加え、プロセスのセグメント化（タスクの作成）を行いました。次に、タスクごとに具体的な手順（ToDoリスト）を決め、best jobの特徴的な機能であるDルールを作成してシステムに登録しました。 
Dルールの準備はこれで完了しましたが、改変やプロセスの見直しについては随時提案をさせていただき、管理者権限を持つ社員が変更を行うことにしました。 

導入後の変化

従来、ケアレスミスが少なからず発生し、そのたびに謝罪と「気を付けます」など、個人に委ねた非現実的な改善案を提示してきましたが、担当社員には再びミスをするのではないかという不安が付きまとい、管理者や上司も日々気が休まらない状況が続いていました。 
ミスをしても「気を付ける」ことや仕様書の改善、再教育などの方法では根本的な改善には至らず、能力の高い社員の退職も従来から多く発生していました。 
best jobのDルールは多機能汎用型ツールで、利用を開始して比較的早期に、伝達やレクチャー、指導、指示系の作業に効果を発揮しました。Dルールを作成する前は、業務や処理の分析や整理が初めての経験だったため戸惑いましたが、普段行っている作業を再現して記録する中で、改めて業務内容を見直す機会になりました。 
導入後半年が経過しましたが、仕事場では言葉でのやり取りが減ったため、全体的に安心感と落ち着いた雰囲気が生まれたように感じます。今後はDルールをブラッシュアップすることで正確性を高め、処理時間を削減し、より効率的で安心できる業務環境を目指していきたいと考えています。