導入事例
プロモーション会社系企業
広告代理業務・WEBプロモーション企画系の企業では、クライアントからの案件管理に活用されています。ひとつの案件で複数の外部のパートナーとも仕事をするため、bestjobのプロジェクト共有機能を利用して、プロジェクト参加者で情報や進捗を共有しています。
Dルールを活用してプロジェクト・タスク・ToDoを一括生成
各メディアへの出稿手続きはそれぞれ、どの案件も同じフローを行うため、あらかじめDルールに「仕事のレシピ」として、プロジェクト・タスク・ToDoを登録しておきます。案件依頼が入ったら、Dルールから該当のサービスを呼び出し、プロジェクト・タスク・ToDoを一括作成します。これによりスピーディーに漏れなくタスク・ToDoが登録でき、作業ミスや漏れを防止できます。
メディア資料や入稿ファイルのテンプレートもDルールに登録することでプロジェクト・タスクに貼り付けられます
各メディアの媒体資料や入稿時のシートテンプレート、管理ファイルひな形などの必要資料はDルールに登録することで、プロジェクト・タスクを一括作成したときに該当ファイルが自動で添付されます。
プロジェクト・タスクごとに資料を探して添付する必要がなく、且つ必要ファイルの貼り付けにより、業務効率も上がります。
外部パートナーとのプロジェクト共有機能の活用
bestjobのプロジェクト・タスク・ToDoは、社外の関係会社や顧客に閲覧権限を与えて、情報を共有することができます。また、社外であっても特定のパートナーも同じように編集ができ、進捗管理を可能にすることができます。これらの共有機能はあらかじめ権限設定した承認者の承認が必要となります。
この共有設定により、外部パートナーとの情報共有が密になり、連携がスムーズになります。
テレワークスタッフとの情報共有
bestjobはプロジェクト・タスク・ToDo・日報管理などの仕事管理機能の他に、勤怠機能が使えるため、出勤退勤打刻・休憩入り戻り打刻・一時外出戻り打刻や各種申請などにより、労働時間の集計ができます。また、テレワークスタッフとオフィス勤務スタッフとのリアルタイムな業務の進行を共有でき、業務効率が図れています。
損害保険代理店
保険代理店としてお客様とのご契約前の見込み客管理として活用しています。数多くのお客様と面会するため、お客様の現在の加入保険内容や家族構成、趣味、お仕事情報など多くの情報を管理するだけでなく、今後の営業活動の予定管理もbestjobを活用しています。
プロジェクト・タスク・ToDo・顧客データを利用して、契約前のお客様管理に利用
お見積りの提出まで進んでいない営業開拓中のお客様へのアプローチから面会、商談までの記録や予定や情報管理に活用しています。プロジェクトと顧客データが連動しているため、どのお客様に現在何をどこまで話が進んでいるのかを管理できます。また、単純な連絡するや参考資料を送るなどのToDoもスケジュールに表示され、実行漏れも常にアラートが出ているため行動漏れ防止につながっています。
プロジェクトは世帯主や企業ごとに作成
企業に入り込むために、まずはプロジェクトを立てどのようにアプローチしていくか、計画を立てます。その各計画をタスクにそれぞれ分けて作成。そのタスクを実行するための、資料作成や電話やメールなどの業務をToDoでいつ作業するかを予定して登録しています。二人で行動することが多いため、プロジェクトの担当者を二人にして情報を共有することができます。
上司との共有や報告も自動で作成できる日報機能を活用
bestjobの日報機能はToDoと連動しているため、業務が終わったらToDoに報告事項や共有情報を入力して完了を押すと、その日の日報にボタン一つで自動作成されるため、わざわざ日報を作成したり、報告メールを作成する必要もなく、時間短縮と情報の正確性が得られます。上司はその日報に対してコメントバックをすることもでき、アドバイスを受けることもできます。
お客様の新規開拓での成功事例をDルールでまとめる
お客様の新規開拓のプロジェクトである程度成功するやり方が見つかったらDルールを登録しています。Dルールはプロジェクト・タスク・ToDoのフローや作業ごとの注意点も事前に登録でき、且つ新たな新規開拓の際はボタン一つでプロジェクト・タスク・ToDoを一括で作成することができ、時短ができます。また、Dルールのメインカテゴリやサブカテゴリで、企業か団体か一般家庭を設定し、サブカテゴリで業種別、規模別、家族構成別でそれぞれDルールを作成しています。これにより、自分の次の商談の際の成功事例を瞬時にプロジェクト作成ができるほか、後輩の教育にもすごく役に立ちます。
