アウトソーサー

導入前の問題点

給与計算の代行処理の委託を受けている約100人の企業です。同社の給与計算代行業務といった誰でもプロセスの想像がつく業務のようですが、実際には顧客ごとのルールや約束事は千差万別で、社員は担当会社の細かなルールや約束事をメモやExcelを作成し仕様書として管理していた。ところが、仕様書を精緻に作ることはできますが、内容のセグメントも作成者に委ねるためどこにポイントを置いていいか、分からず活用できず、結局は個人の記憶と能力に委ねる状態が続いていた。

機能の活用

各担当社員が行う処理（業務）を日、週、月、年単位でのイベントの項目を洗い出し、それにタイトルと根拠などを含む概要説明を加え、プロセスをセグメントに分けた（タスクの作成）。次にタスクごとに手順（ToDo）を決め、Dルールを作成し登録した。Dルールの準備はこれで終了したが、改変やプロセスの見直しは逐一提案し、管理者権限で変更することとした。

導入後の変化

従来ケアレスミスがそこそこ発生し、そのたびに謝罪と「気を付けます」などの個人に委ねる非現実的な改善案を提示してきましたが、担当社員にはまたミスをするのではないかとの怯えや恐怖が付きまとい、管理者や上司も戦々恐々とした日々を送ってきました。
ミスをしても「気を付ける」ことや「仕様書の改善」、再教育などの方法では根本的な改善にならず、有能な社員の退職も従来多く発生しました。
best jobのDルールは多機能汎用型ツールで、利用し始めて比較的早期に伝達やレクチャー、指導、指示系作業に効果が出ました。
Dルールを作成する前は業務や処理の分析や整理など初めてのことで戸惑いましたが、普段行っていることを再現し、記録しましたが、作業というものを再認識しました。
導入後半年ですが、仕事場の雰囲気が言葉でのやり取りが減ったためなのか、静かになったことと、安心感が漂ってきた感じがします。
今後はDルールをブラッシュアップし、正確性を増し、処理時間を削減し、安心した仕事をしていこうと思います。