パイプ製造業

導入前の問題点

今回ご紹介するのは従業員100人の製造業であるお客様です。お客様の工場では主に製造部門、営業部門、バックオフィスに分かれています。最近では社員の高年齢化が進んでおり、さらに工場が交通の便が悪い場所にあることも原因で、人手不足に陥っていました。
そのため、各社員の業務が自然とマルチジョブ化している状況です。また、社員の全体的な高齢化により、新しいスキルの習得と従来のスキルの低下を防止することが、喫緊の課題となっていました。

機能の活用

他の管理ツールにはない、特許を取得したbest job独自の機能、Dルール（特許名『マルチタスク管理システム』）を活用しています。best jobは、仕事の内容や注意点、手順などをあらかじめライブラリーに登録し、必要なときに最新のDルールを取り出すことができます。業務が終了した際にチェックを行うと、その内容やプロセスが上司や管理職に自動で共有される仕組みになっています。 
社員の高齢者や技術、制度の進歩・変更によって知識や手順の標準化に不安を感じることがあっても、Dルールを常に最新のものに更新できていれば、これまでにない状況への対応が可能になると思いました。また、突然の異動、退職、欠勤などが発生しても、引き継ぎの時間を必要とせずに業務を進めることができます。そういった機能に魅力を感じ、Dルールの機能を業務で活用することに決定しました。 

導入後の変化

当初は、使用経験のあるWBSとの違いが分からず価値を感じられない瞬間もありましたが、すぐに仕事内容の整理やワークフローの作成が軌道に乗りはじめ、約1週間で各社員の仕事内容の分析が終了しました。その後は実際に社員にシステムの活用をしてもらうようになり、best jobのメリットを感じるようになりました。 
操作や仕組みに関する質問は、画面上のマニュアルを閲覧して解決し、改善希望が出た場合はカスタマーセンターに相談することですぐに解決できます。 
業務の生産性が向上したことで現在の人員のみで作業を完了することができるようになり、社員を増員する必要がなくなりました。 
さらに、残業が減少していることも実感しています。 
なお、退職時の引継ぎについては、有給休暇の消化などを含めて従来は1～2カ月を要していましたが、現在では1週間で終了しています。さらに、Dルールに基づいたエビデンスがあるため、後継者も安心して業務を引き継ぐことができています。