社内ナレッジを蓄積するには？知識・技術をためて共有する方法
企業の成長や業務の効率化を図るためには、社内に蓄積されたナレッジを適切に管理し、活用できる環境を整えることが重要です。ナレッジを蓄積・共有することで、業務の属人化を防ぎ、効率化を促進するとともに、組織全体の生産性向上にもつながります。
この記事では、社内ナレッジを蓄積するメリットや具体的な方法に加え、ナレッジの定着を促進するポイントについて詳しく解説します。
目次
社内ナレッジとは？
社内ナレッジとは、企業内で蓄積・共有される知識やノウハウのことです。社内ナレッジを組織全体で活用できる状態にすることで、業務効率化や品質向上につながります。また、人手不足の時代において欠かせない、従業員それぞれのスキルアップにもつながります。
なお、社内ナレッジには、大きく分けて「暗黙知」と「形式知」の2種類があります。暗黙知とは、個人の経験を通じて培われた直感的な知識や技能のことで、言語化や文章化が難しい点が特徴です。例えば、営業担当者の交渉術や、熟練のエンジニアが経験をもとにトラブルの原因を素早く特定する技術などが該当します。
一方、形式知とは文章や図表、数式などで明文化され、誰もがアクセスできる方法によって記録された知識のことです。業務マニュアルや研修資料、社内や顧客からのよくある質問とその回答をまとめたFAQデータベースなどが代表的です。
企業においては、個人が持つ暗黙知を整理し、形式知として体系化することが重要です。体系化することによって、特定のスキルや知識に依存せず、誰もが同じレベルの情報をもとに業務を遂行できる環境を整えられます。
社内ナレッジを蓄積し、共有するメリット
社内ナレッジの蓄積・共有は、企業の成長や業務効率化を促進する上で欠かせません。ここでは、具体的なメリットについて見ていきましょう。
＜社内ナレッジを蓄積し、共有するメリット＞
- 属人化の防止
- 業務効率化と生産性向上
- 新入社員の教育コストの削減
- 均一化された商品・サービスの提供
- ミスや抜け漏れの防止
- 新しいイノベーションの発生
属人化の防止
社内ナレッジを蓄積し、共有するメリットの1つは、属人化の防止です。業務が特定の個人に依存していると、担当者の退職・異動によって業務が滞ってしまうかもしれません。しかし、社内ナレッジを蓄積し、誰でも参照できる状態にしておけば、業務の引き継ぎがスムーズになり、属人化を防げます。
また、業務の進め方や判断基準が共有されることで、経験の浅い社員でも一定のクオリティを保ちながら業務の遂行が可能になります。不測の事態が発生した際にも、ほかのメンバーが業務をカバーしやすくなり、組織全体で安定した運営ができるでしょう。
属人化の解消について、詳しくはこちらをご確認ください。
属人化を解消する方法は？原因や解消するポイントを解説
業務効率化と生産性向上
社内ナレッジを蓄積し、組織全体で共有すると、業務の効率化や生産性の向上を期待できます。業務の進め方やトラブル対応のノウハウが整理されていれば、社員が同じ問題を繰り返し調査したり、試行錯誤したりする時間を短縮できるでしょう。ナレッジを確認することで、従業員のスキルアップにもつながります。
さらに、社内ナレッジが蓄積されることで、業務の標準化が進みます。担当者ごとに異なっていた作業フローを統一できるため、ミスの削減や業務品質の均一化も可能です。また、特定の社員に依存することなく、チーム全体で効率良く業務を進められる環境が整うため、長期的な視点でも安定した業務運営が実現できます。
新入社員の教育コストの削減
社内ナレッジが適切に蓄積・共有されていれば、新入社員の教育コストを削減し、即戦力として現場の仕事を任せることもできます。業務手順やノウハウが明文化されているため、教育担当者の負担を軽減し、効率的なOJT（On the Job Training）が可能です。また、社内ナレッジがあれば新入社員が教育担当者の研修技術に影響されずに業務内容を把握することができます。
また、ナレッジの整備により、新人が独学で業務を学びやすくなります。質問や確認作業の時間も削減できるため、教育担当者の負担軽減だけでなく、新入社員がみずから業務を進めやすくなるでしょう。
ナレッジを常に整備しておけば、従業員が異動する際の引き継ぎコストも削減できます。
均一化された商品・サービスの提供
均一化された商品やサービスの提供ができるようになることも、社内ナレッジを蓄積・共有するメリットです。業務マニュアルやチェックリストを整備し、スタッフ全員が同じ基準で業務を進めることで、担当者による差を抑えられます。
また、不良品対応や微細な作業を伴う製造工程では、「職人の経験と勘」に頼る機会を減らせます。熟練者のノウハウを形式知として記録し、共有することで、誰が作業を担当しても一定の品質を維持しやすくなるでしょう。
ミスや抜け漏れの防止
社内ナレッジを適切に蓄積・共有すれば、業務のミスやタスクの漏れを防ぎやすくなります。業務手順やルールが明確に共有されていれば、担当者ごとの判断のばらつきを減らし、作業の標準化が可能です。特に、複雑な業務やチェック項目が多い業務では、ナレッジをもとに作業フローを統一することで、抜け漏れを防げるでしょう。
また、トラブル対応のノウハウが共有されていれば、似たような問題が発生した際にも迅速に対応できるため、業務の精度向上にもつながります。ミスや漏れのリスクを減らし、安定した品質で業務を遂行するためにも、社内ナレッジの活用が重要です。
新しいイノベーションの発生
ナレッジの蓄積・共有が活発になることで、部門を超えた情報の相互作用が生まれ、新たなアイディアやイノベーションの創出につながります。社員が過去の成功事例や失敗事例を参考にしながら、既存の業務プロセスを改善したり、新しいビジネスモデルを考案したりする機会が増えるでしょう。
また、異なる部署やチーム間でナレッジを共有できれば、新たな視点や発想が生まれやすくなります。例えば、営業部門と開発部門が連携し、顧客のニーズを反映した新商品を企画するケースも考えられます。このように、ナレッジの共有は組織の成長を促し、競争力を高める重要な要素となるのです。
社内ナレッジを蓄積する方法
社内ナレッジを蓄積するには、適切なツールや仕組みを活用し、社員が継続的に情報を共有できる環境を整えることが大切です。ここからは、効果的なナレッジ蓄積の方法をご紹介します。
ナレッジ共有システムの導入
ナレッジ共有システムを導入することで、社内の情報を一元管理し、必要なときにすぐにアクセスできるようになります。ナレッジ共有システムとは、社員の知識やノウハウのほか、業務マニュアル、仕様書、議事録などを蓄積・共有するためのツールのことです。
例えば、マルチタスク管理システム「best job」の「Dルール（デジタルルール）」は、会社のルールを一元管理し、ライブラリーに蓄積、共有できるシステムです。あらゆる作業の詳細情報や手順を管理できる「業務マニュアル機能」、プロジェクト管理と顧客データが連動する「顧客管理機能」など、業務を効率化できる多くの機能が備わっています。仕事の内容、注意点、手順といったあらゆるルールを管理したり検索したりできるため、社内のナレッジ蓄積・共有をスムーズに行えます。
■「Dルール（デジタルルール）」のサービスイメージ
社内wikiの構築
社内ナレッジを蓄積し、社員がいつでも参照できるようにするためには、社内wikiの構築も効果的です。社内wikiとは、業務マニュアルやノウハウ、手順書、Q&Aなどの情報をオンライン上に整理し、全社員がアクセスできる仕組みのことです。
例えば、新たな業務フローが追加された際は、社内wikiを更新することで、新しい情報をスムーズに共有できます。ただし、一般的に社内wikiは管理者のみが編集できるため、情報の追加や修正には管理者の承認が必要となり、リアルタイムでの情報共有が難しいケースもあります。
オンラインストレージの活用
GoogleドライブやOneDriveなどのオンラインストレージの活用も、社内ナレッジを蓄積する方法の1つです。GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを利用すれば、リアルタイムでの編集や共同作業が可能になり、ナレッジの更新や共有をスムーズに行えます。また、業務マニュアルや仕様書、議事録などのドキュメントを一元管理できるため、必要な情報にすぐアクセスできるのもメリットです。
ただし、ファイルの増加に伴い、必要な情報を探しにくくなる可能性もあります。フォルダ構成を整理し、検索性を高める工夫が求められるでしょう。
社内にナレッジ蓄積や共有を浸透させる方法
ナレッジは蓄積するだけでなく、社員が積極的に活用し、組織全体に浸透させることが大切です。ここでは、社内にナレッジの蓄積や共有を浸透させる方法についてご紹介します。
＜社内にナレッジ蓄積や共有を浸透させる方法＞
- ナレッジ管理の担当者を決める
- 日頃からナレッジの更新を怠らない
- ナレッジの種類や共有方法を明確にする
- ナレッジを見つけやすくする
- ナレッジの蓄積・共有による成果を発信する
ナレッジ管理の担当者を決める
社内ナレッジを効果的に蓄積・共有するためには、ナレッジ管理を担当する人を決めることが重要です。担当者は、ナレッジの収集や整理、共有をし、社員が必要な情報にアクセスしやすい環境を整える役割を担います。
また、ナレッジの存在を社内に周知し、「ナレッジ蓄積への協力を促す」「ナレッジ検索を業務フローに組み込む」などの施策を実施することで、社内全体にナレッジ共有の文化を根付かせることが可能です。継続的に情報が集まり、活用される仕組みづくりを意識しましょう。
日頃からナレッジの更新を怠らない
社内ナレッジを効果的に活用するためには、定期的な更新が欠かせません。情報が古いままだと業務に活かせず、信頼性の低下につながる可能性があります。そのため、ナレッジの見直しや更新を継続的に行い、常に最新の状態を維持しなければなりません。
マニュアルを整備し、誰でもナレッジを更新できる仕組みを整えることで、情報の鮮度を保ちやすくなります。また、定期的に見直しをするルールを設ければ、不要な情報を整理しながら使いやすい環境を維持できるでしょう。
ナレッジの種類や共有方法を明確にする
社内ナレッジを効果的に活用するためには、蓄積するナレッジの種類や共有方法を明確にし、ルールを設ける必要があります。例えば、「業務マニュアル」「FAQデータベース」「成功事例」「失敗事例」などをナレッジ共有システムで一元管理すると決めることで、情報の整理や検索がしやすくなります。
蓄積するナレッジの種類が曖昧だったり、共有方法が分散していたりすると、情報が適切に蓄積されず、社内で活用されにくくなる可能性があります。さらに、入力項目が多すぎると負担が増え、少なすぎると十分な情報が得られないため、記録の手間と実用性のバランスを考慮することが大切です。
ナレッジを見つけやすくする
社内にナレッジを蓄積しても、必要な情報をすぐに見つけられなければ、十分に活用されません。カテゴリー分けを明確にし、表記ルールを統一することで、検索性を向上できます。また、記録方法のフォーマットを統一することも効果的です。
さらに、検索性の高いシステムを導入すれば、よりスムーズに情報を見つけられる環境を整えられるでしょう。
ナレッジの蓄積・共有による成果を発信する
ナレッジの蓄積・共有によって得られた成果を可視化し、社内に共有することも重要です。成功事例を発信することで、ナレッジ共有の意義が社内に浸透し、さらなる活用が促進されます。
また、成果が出たことを評価し、ナレッジ共有に積極的に貢献した社員を表彰するなど、モチベーションを高める施策をするのも効果的です。
社内ナレッジを蓄積・共有し、組織の成長を促進しよう
社内ナレッジの蓄積・共有・活用を成功させるには、適切なツールの導入と組織全体での文化醸成が不可欠です。業務の属人化を防ぎ、業務効率化や生産性向上を実現するためには、ナレッジの標準化と検索性の向上が求められます。
ナレッジの蓄積には、専用のシステムを活用するのがおすすめです。マルチタスク管理システム「best job」の特許取得済みの機能「Dルール（デジタルルール）」を活用すれば、業務マニュアルやノウハウをライブラリー化し、社内ナレッジを一元管理できます。
■best jobの概要
さらに、日報や勤怠管理、プロジェクト管理、タスク管理などの機能も備えているため、業務全体の効率化にも貢献します。
「best job」を活用すればさまざまなナレッジが蓄積でき、従業員のスキルアップにもつながるでしょう。
■Dルール（デジタルルール）の機能
また、「best job」には、社員と職場の安心安全のための「エピソードToDo」（特許出願中）という機能もあります。日々の気づきや悩み、出来事を記録し、必要に応じて他者と共有できるシステムで、個人の思いや経験を整理できるほか、ハラスメントなどの出来事を記録することで、安全確保や問題解決にもつなげられます。
社内ナレッジを有効活用し、企業の成長につなげるためにも、ぜひ「best job」の導入をご検討ください。
社内ナレッジの蓄積に関するよくある質問
ナレッジ蓄積のメリットは？
社内ナレッジを蓄積するメリットとして、属人化の防止や業務効率化、生産性向上などが挙げられます。また、ナレッジが適切に蓄積・共有されていれば、新入社員の教育コストの削減もできるでしょう。さらに、均一化された商品・サービスを提供できたり、業務のミスやタスクの漏れを防いだりするほか、社内で新しいイノベーションが生まれるといったメリットも期待できます。
ナレッジ蓄積の具体的な方法は？
社内ナレッジを蓄積するには、ナレッジ共有システムの導入がおすすめです。ナレッジ共有システムを導入することで、社内の情報を一元管理し、必要なときにすぐアクセスできるようになります。また、社内wikiの構築やオンラインストレージの活用も効果的です。
社内ナレッジの蓄積を浸透させるには？
社内にナレッジの蓄積や共有を浸透させるには、まずナレッジ管理の担当者を決めます。担当者がナレッジ蓄積の環境を整え、社内全体で日頃からナレッジの更新を怠らないことが大切です。また、ナレッジの種類や共有方法を明確にしたり、ナレッジを見つけやすくしたりする工夫も必要です。ナレッジの蓄積・共有で成果を挙げられたら、その事例を社内に発信してさらなる活用の促進を目指しましょう。
