営業の属人化は放置すると危険！営業を標準化する方法を紹介

企業の営業部門では、ハイパフォーマーである特定の社員だけに業績や顧客対応が集中し、依存してしまう「営業の属人化」が深刻な課題です。営業の属人化が進むと、一時的に成果を上げられても、長期的には業務の継続性や組織力の維持に深刻なリスクをもたらす可能性があります。
この記事では、営業の属人化の原因やリスクのほか、具体的な解消方法を詳しく解説します。

営業の属人化とは、案件に関する顧客対応が担当者だけに依存している状態

営業の属人化とは、特定の営業担当者のスキルや知識に依存しすぎて、組織全体として業務を再現できない状態を指します。つまり、案件の進捗状況や顧客対応を担当者本人しか把握しておらず、その人がいなければ営業活動が停滞してしまうような状況です。

例えば、下記のような状況が見られた場合は、営業の属人化が進行しているといえます。

＜営業の属人化の例＞

• 特定の営業担当に業績が偏っている
• 営業手順や課題が整理・可視化されていない
• 担当者しか顧客対応の内容を把握していない
• ノウハウが共有されておらず、各自が手探りで動いている

業務の属人化について、詳しくはこちらをご確認ください。
業務の属人化を解消・防止するには？事例や対策方法を解説

営業の属人化がもたらすリスク

営業の属人化は、成果が上がっているように見えることもありますが、組織にとっては多くのリスクをはらんでいます。ここでは、営業の属人化が引き起こす代表的な3つのリスクについて解説します。

＜営業の属人化がもたらすリスク＞

• 組織の営業成果が不安定になる
• ノウハウが蓄積されずに組織力が低下する
• 人材育成と引き継ぎが難航する

組織の営業成果が不安定になる

営業が属人化すると、組織の売上や顧客対応が特定の担当者のパフォーマンスに大きく左右されます。そのため、担当者の異動や退職が直接業績の悪化につながりかねません。商談履歴や対応状況が記録されていない場合、ほかの社員によるフォローも難しく、顧客対応の質も低下します。最悪の場合、信頼を損ねて契約終了に発展する可能性もあります。

ノウハウが蓄積されずに組織力が低下する

営業担当者の成功事例や顧客対応のノウハウが共有されないままでは、ほかの社員が似た案件に対応する際に参考にできる情報がなく、成果につなげるのが難しくなります。ノウハウが蓄積されない体制が続けば、営業スキルや対応力にばらつきが生じ、組織全体のパフォーマンスにも悪影響を及ぼします。

ノウハウの蓄積について、詳しくはこちらをご確認ください。
失敗しないノウハウ蓄積の方法は？ナレッジとの違いも解説

人材育成と引き継ぎが難航する

営業の属人化が進むと、人材育成や引き継ぎが滞り、組織としての柔軟性が失われます。特定の担当者にしか対応できない業務がある状態では、後任の即戦力化に時間がかかり、営業活動の継続性にも支障をきたしてしまうでしょう。

また、実績のある営業担当には社内ルールや管理を適用しづらくなる傾向があります。優良顧客を確実に対応してもらいたいという意図から、上客を特定の担当者のみに任せる体制が強まり、その結果として担当者が実力以上の評価につながるケースもあります。さらに、そうした担当者がノウハウを開示せず、情報展開が進まないことも珍しくありません。この状態が常態化すると、営業の属人化が放置される可能性もあります。

営業が属人化してしまう主な原因

営業の属人化は偶然に起こるものではなく、組織の仕組みや企業文化に内在する要因によって引き起こされます。ここでは、下記の3つの観点から属人化の原因を掘り下げて解説します。

＜営業が属人化してしまう主な原因＞

• 情報共有の仕組みが整っていない
• 営業プロセスが整備されていない
• 評価制度が成果主義に偏っている

情報共有の仕組みが整っていない

営業担当者は、案件の進捗状況や顧客対応の履歴などをリアルタイムで共有できる体制が求められます。ところが、社内で営業日報のフォーマットや顧客管理の仕組みが未整備の場合、管理者にすら共有されない状態が続きます。
もしほかの社員に情報共有したとしても、口頭やチャットツールのみのやりとりでは、きちんとした記録が残らず、対応履歴を後から確認することもできません。

営業プロセスが整備されていない

営業のプロセスが整備されていないと担当者ごとに営業方法が異なってしまい、属人化を助長することになります。特に新人は、社内の基礎的なフローがわからずに手探りで営業をする状態になりやすく、安定した成果が出にくくなります。

評価制度が成果主義に偏っている

営業は一般的に成果主義が強く、数字による評価が重視される職種です。そして、情報共有やチームへの貢献などが評価の対象になりにくく、メンバー同士でライバル視しやすい構造になっています。
こうした環境では、お互いが営業のノウハウを開示せずに実績を独占したほうが得になるため、営業活動がブラックボックス化する悪循環になります。

営業の属人化を解消するための対策

営業の属人化を防ぎ、再現性のある営業活動を実現するには、仕組みと文化の両面からのアプローチが必要です。ここでは、組織的な営業体制を構築するための具体的な対策を紹介します。

営業プロセスの標準化と見える化

営業の属人化を解消するためには、基本情報や各案件の進捗や商談の内容を共通フォーマットで記録・管理して見える化を進めることが大切です。さらに、顧客対応のフローやマニュアルの作成で標準化ができれば、特定の担当者に依存しない営業体制が構築できます。
引き継ぎがスムーズになり、新人でも即戦力として一定の水準での営業が可能です。

業務の標準化について、詳しくはこちらをご確認ください。
業務や作業の標準化とは？やり方やメリット、おすすめのツールを紹介

組織全体の目標の設定

個人の目標だけでなく、チームや部署全体の目標を明確に設定すれば、営業担当者が自分の業績だけに意識が向くのを避けられます。お互いの進捗状況や達成度合いが把握できるようになれば、メンバー間で連携してモチベーションをアップすることにもつながります。

ノウハウやナレッジ共有を促進する仕組みづくり

営業会議などで顧客対応や成功・失敗の事例を共有すると、ノウハウやナレッジを蓄積する仕組みづくりができます。また、社内に情報共有の風土を根づかせるためには、経営層やマネージャーが率先して情報を開示・発信することも大切です。
共有すべき営業情報の例としては、下記が挙げられます。

＜共有すべき営業ノウハウやナレッジ例＞

1. 取引先の連絡先や対応記録
2. 案件の進行状況や商談履歴、行動やプロセス、手順等のログ
3. 提示資料の内容と商談結果、改善ポイントの整理
4. 営業の基本的なノウハウ

ナレッジの蓄積について、詳しくはこちらをご確認ください。
社内ナレッジを蓄積するには？知識・技術をためて共有する方法

評価制度の見直しと整備

営業の属人化を防ぐには、個人の成果だけでなく、チームへの貢献や情報共有などの行動にも評価軸を設けるといいでしょう。評価制度が変われば、営業担当者がノウハウを積極的に開示し、チーム全体で成果を上げる文化が育ちやすくなります。

業務管理システムの導入と活用

業務管理システムを導入すれば、案件情報や顧客データを蓄積・共有しやすくなり、営業の属人化を防ぐことにつながります。また、システムを導入する際には、日報のテンプレートや運用ルールを整備し、定着させることが重要です。営業活動の記録や進捗が「見える化」されることで、担当者以外でも状況を把握しやすくなり、属人化リスクが大幅に軽減されます。
こうした仕組みを実現できるのが、マルチタスク管理システム「best job」です。

営業の属人化を防ぐならマルチタスク管理システム「best job」

営業の属人化を解消するには、デジタルツールを活用して、業務の進捗管理や情報共有を仕組み化することが有効です。そこでおすすめなのが、マルチタスク管理システム「best job」になります。

「best job」では、進行中の案件のタスク・ToDoの自動生成や日報の作成が可能です。これにより、属人的な営業手法から脱却し、誰が対応しても一定水準の営業活動が実施できる仕組みが整います。
また、顧客情報を一元管理できるため、過去の対応履歴や商談内容をすぐに確認でき、担当者不在の際の対応や引き継ぎもスムーズに行えます。会社の層の厚さと安心をアピールできます。

■「best job」の主な機能

• Dルール（デジタルルール）機能：プロジェクトごとに教育内容や作業フローをマニュアル化
• ToDo・タスク管理機能：Dルールをもとに業務に必要なタスクやToDoを自動生成し、進捗の可視化と伝達漏れを防止
• 日報管理機能：ToDo機能にある完了ボタンを押すだけで自動的に日報に反映されるため、報告作業の負担を軽減しつつ、その日の成果も一目で把握
• 勤怠管理機能：出勤・作業状況をリアルタイムに把握。出退勤だけでなく、「実作業の内容」や「かかった時間（実労働時間）」を正確に把握でき、スピーディーな労働実態の管理が可能
• プロジェクト・顧客管理機能：複数現場の進行を一元管理
• いつでもエピソード：日々の出来事や気づきをメモ・共有でき、いじめやハラスメント対策などに有効

「best job」なら日報、勤怠、プロジェクト進行のタスクの管理などを1つのシステムで完結でき、チームの動きをリアルタイムで把握することが可能です。情報が分散せず一元化されているため、進捗確認や業務の優先順位づけ、部下への指示出しがスムーズに行え、マネジメント全体の効率がアップします。

■「best job」の概要

「best job」は営業の属人化を減らし、組織にノウハウやナレッジの蓄積を助けるシステムです。ぜひ導入をご検討ください。

よくあるご質問

営業の属人化とは？

営業の属人化とは、特定の営業担当者のスキルや知識に依存しすぎて、組織全体として業務を再現できない状態を指します。つまり、案件の進捗状況や顧客対応を担当者本人しか把握しておらず、その人がいなければ営業活動が停滞してしまうような状況です。

営業の属人化が起こる原因は？

営業が属人化してしまう主な原因は、「情報共有の仕組みが整っていない」「営業プロセスが整備されていない」「評価制度が成果主義に偏っている」などが挙げられます。営業は成果主義の場合が多く、お互いがノウハウを開示せずに実績を独占したほうが得になるため、営業の属人化が広がりやすくなります。

営業の属人化を解消する方法は？

営業の属人化を解消するための対策は、「営業プロセスの標準化と見える化」「組織全体の目標の設定」「ノウハウやナレッジ共有を促進する仕組みづくり」「評価制度の見直しと整備」「業務管理システムの導入と活用」などが挙げられます。特に業務管理システムを導入すれば、案件情報や顧客データを蓄積・共有しやすくなり、営業の属人化を防ぐことにつながります