マニュアル化とは？業務効率化のポイントやメリット、成功事例を解説

2025.05.01

業務を円滑に進める上で欠かせないのが、作業手順やルールをマニュアル化する取り組みです。現場の属人化を防ぎ、新人教育の効率化や品質の均一化を図るためにも、業務に必要な情報をまとめて共有する仕組みづくりが重要です。
この記事では、マニュアル化のメリット・デメリットのほか、効率良く進めるためのポイントについて詳しくご紹介します。マニュアル化を成功した事例についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

マニュアル化とは、業務に必要な作業手順やルールなどをまとめること

マニュアル化とは、業務を行う上で必要な知識や作業手順、ルール、品質基準などをまとめ、誰が担当しても同じように作業ができる状態にすることです。業務の標準化と言い換えられることもあり、主な目的は属人化を防ぎ、作業のばらつきをなくすことにあります。
マニュアルの内容には、「業務の背景や目的」「使用するシステムや備品」「トラブル時の対応方法」なども含まれます。

マニュアルの内容には、単なる手順だけでなく、「業務の背景や目的」「使用するシステムや備品」「トラブル時の対応方法」なども含まれるのが一般的です。
近年では、紙だけでなくPDFやWeb形式、動画コンテンツなど、マニュアルの形も多様化しており、とくにデジタルマニュアルは更新や共有がしやすいことから、多くの企業で導入が進んでいます。

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マニュアル化しやすい業務

マニュアル化に適しているのは、日々の事務手続きや受発注の処理、工場・倉庫での作業、コールセンターでの顧客対応など、手順が明確で繰り返し行われる業務です。これらの業務は、あらかじめ決まった流れに従って進めるケースが多いため、文書としてまとめやすく、マニュアル通りに作業すれば安定した成果が出やすいという特長があります。

マニュアル化が難しい業務

経営判断や新規事業の企画、コンサルティング業務、個別の営業対応など、柔軟な判断や専門性が求められる業務はマニュアル化に向きません。
これらの業務では、状況や相手によって対応が大きく異なるため、ひとつの手順に落とし込むことは難しく、無理にマニュアル化しようとすると業務の質を下げるリスクもあります。

そのため、こうした業務には、マニュアルではなく「ナレッジ共有」や「ガイドラインの整備」といった形で対応するのが現実的です。判断のポイントや成功事例、失敗パターンを共有することで、柔軟性を保ちつつ属人化を防ぐことができます。

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マニュアル化を促進するメリット

マニュアル化を進めることは、今後も組織の生産性と業務品質を維持・向上させる上で欠かせない取り組みです。マニュアル化を促進すれば、下記のようなさまざまなメリットが得られます。

＜マニュアル化を促進するメリット＞

属人化を防ぎ、引き継ぎもスムーズに進む
新人の早期戦力化に役立つ
業務効率化と時間短縮につながる
対応品質のばらつきを防げる

属人化を防ぎ、引き継ぎもスムーズに進む

マニュアル化は、業務の属人化を防ぎ、担当者の休暇や退職の際にもスムーズに引き継ぎできるメリットがあります。担当者が変わっても、マニュアル化によって業務内容が文書化されていれば同じ手順で作業を進められ、質を保つことができるでしょう。
特にリモートワークや時差勤務が一般化した近年では、マニュアルがあればいつでも業務手順を確認できるため、チーム全体の自律的な業務遂行にもつながります。

新人の早期戦力化に役立つ

新入社員が初めての業務を行うときでも、マニュアル化されていれば、手順に沿って確実に進められるため、早期に戦力化しやすくなります。また、教育担当者の負担も軽減されるメリットもあります。業務内容を毎回一から説明したり、何度も同じ質問に対応したりする必要がなくなり、育成・研修の時間やコストの削減が可能です。

業務効率化と時間短縮につながる

マニュアル化は業務の無駄を削減し、業務効率化と時間短縮につながるメリットがあります。手順や注意点が明確であれば、確認作業や判断に迷う時間が減り、業務全体のスピードが向上します。さらに、作業の流れが可視化されることで、業務改善につながる新たな発見も生まれやすくなるでしょう。
また、PDCAにより業務の改善も進みます。

対応品質のばらつきを防げる

誰が業務を担当しても一定のクオリティーを保てるのも、マニュアル化の大きなメリットです。あいまいな手順や個人の感覚に頼っていた対応も、マニュアルによって明確化されれば、業務の標準化ができ、顧客に提供するサービスのばらつきを防ぐことができます。
例えば、社内ルールや顧客対応の基準、チェックリストなどをマニュアル化すれば、社内のあらゆる業務で安定した成果を出すことができるでしょう。

マルチタスク管理システム「best job」では、特許を取得している「Dルール（デジタルルール）」機能で、社内ルールや業務手順をマニュアルとしてライブラリー登録できます。さらにナレッジや議事録、顧客情報の管理・検索も、ひとつのシステムで行うことが可能です。「best job」を活用することで、マニュアルの運用負荷を減らしつつ高い業務品質を維持できます。

■「Dルール（デジタルルール）」のサービスイメージ

マニュアル化するデメリット

マニュアル化には多くのメリットがありますが、一方で注意しておきたいデメリットも存在します。ここでは、マニュアル化を進める際に気をつけるべきポイントを解説します。

マニュアル作成の手間がかかる

マニュアル化の最大のハードルは、作成に時間と手間がかかることです。業務内容を正確に把握し、文章化するだけでなく、必要に応じて図解や写真、動画などの補足資料も用意する必要があります。また、部署ごとの確認や関係者へのフィードバック対応なども必要になるため、マニュアル化を導入する際は、ある程度の業務負荷がかかるでしょう。

さらに、マニュアルは一度作ったら終わりではなく、定期的に内容を見直してアップデートする必要があります。業務の変化に応じて継続的に改善を加える運用体制が求められます。

こうした課題に対応するには、専任の担当者を設けることや、全社的に協力体制を整えることが重要です。業務の重要性に応じて優先順位をつけ、段階的に進めていくことで、負担を分散させながらマニュアル化を推進できます。

なお、マルチタスク管理システム「best job」は、必要なタスクやToDoを「Dルール（デジタルルール）」機能に登録する簡単な作業で、Dルールそのものがマニュアルになります。顧客情報や作業手順、資料などもライブラリーに登録でき、初めて作業を担当する人でも作業の流れや注意点をすぐに確認することが可能です。また、常に担当者や管理者が情報を更新するシステムのため、情報をいつでも最新に保つことができ、定期的なマニュアルの見直し作業が必要なくなるのも特長のひとつになります。

また、マニュアル化しにくい営業のノウハウや勘、コツも簡単にアップすることができます。代々行われる研修やレクチャーの時間を省き、クオリティーを均一化することができます。

自分で考えることが減り、臨機応変な対応ができなくなる

マニュアル化が進みすぎると、従業員が「マニュアル通りに動けばいい」と考え、みずから判断して行動する機会が減ってしまう可能性があります。イレギュラーな状況や突発的なトラブルに対応する力、そして現場での創意工夫が育たなくなるおそれがあるでしょう。

想定外の事態が発生したときに「マニュアルにないから対応できない」と判断が止まってしまえば、業務の停滞やミスにつながりかねません。
このような事態を避けるには、マニュアルを単なる手順書としてではなく、「判断の補助資料」として設計することが大切です。例えば、「判断が難しい場合は上司に相談する」「複数の選択肢があることを明記する」など、柔軟な運用を促す構成にすることで、マニュアルの有効性を保ちつつ、現場の応用力も養うことができます。

効率良くマニュアル化を促進するためのポイント

効率良くマニュアル化を進めるためには、専用のシステムを活用したり、導入後に効果検証したりすることが重要です。ここでは、マニュアル化をスムーズに進め、実際の業務に定着させるための工夫について紹介します。

マニュアルを作成・運用できるシステムの導入

マニュアル化を効果的に進めるポイントは、作成・共有・更新が一元的にできるシステムを導入することです。
属人的な手法では作成の負担が大きくなり、部門をまたいだ連携や継続的な運用が難しくなるでしょう。そのため、入力項目に沿って記入するだけで読みやすいマニュアルが自動生成されるシステムを使えば、初めてマニュアルを作成する人でもスムーズに対応でき、共有もしやすくなります。フォーマットが整っていれば、閲覧者にとってもわかりやすく、情報の浸透が早まります。

「best job」のようなマルチタスク管理システムを活用すれば、「Dルール（デジタルルール）」を使ってマニュアルに沿ったタスクの自動生成や、進捗管理や作業漏れ防止、業務内容の共有まで一括で対応可能です。誰でも直感的に使える設計なので、導入のハードルも低く、実務の中で自然と活用が定着します。

■「best job」のタスク自動生成イメージ

定期的な効果や内容の確認

マニュアルは一度作って終わりではなく、運用してはじめてその効果を発揮するため、導入後も定期的に内容を見直し、現場の実情に合っているかをチェックすることが必要です。

「実際に活用されているか」「わかりにくい箇所や改善が必要な項目はないか」など、現場からフィードバックを受け、更新を重ねることで、マニュアルの品質が高まり、より実用的になります。
特に業務フローの変更や新しいシステムの導入時には、すみやかにマニュアルも更新する必要があります。こうした運用体制をあらかじめ決めておくことで、マニュアルの形骸化を防ぎ、常に最新の状態で活用できます。

best job導入によりマニュアル化に成功した事例

ここからは、best job導入によりマニュアル化を解消した企業様の事例をご紹介します。

広告代理業務やWebプロモーション企画を手掛ける企業では、イベント運営に関わる業務フローがスタッフごとに異なり、対応のばらつきや属人化が大きな課題となっていました。特に、各メディアへの出稿手続きなど、同様のフローを繰り返す業務において、その非効率性が顕著でした。

そこで、同社では「best job」を導入し、出稿手続きに関する業務手順や注意点を「Dルール（デジタルルール）」に集約。媒体資料や入稿テンプレート、管理ファイルのひな型など、必要な資料もDルールにまとめ、プロジェクトやタスクの作成時に自動で該当ファイルが添付される仕組みを構築しました。
顧客企業様やご担当者様ごとのニーズの変更などにも、迅速確実に情報共有することができます。

また、「best job」のプロジェクト・タスク・ToDoの閲覧権限を社外の関係会社や顧客に付与することで、リアルタイムの情報共有が可能に。これにより、社内外のスタッフと、同じ情報をもとに進捗などが連携できる体制が整い、業務効率の大幅な向上につながりました。

事例について、詳しくはこちらをご確認ください。
プロモーション会社系企業のお客様の導入事例

マニュアル化なら運用・更新作業も簡単なbest jobの導入がおすすめ

マニュアル化は、業務効率や品質の向上に大きく貢献する一方で、初期の作成や継続的な更新には一定の手間がかかります。だからこそ、マニュアルの作成・運用をスムーズに行えるシステムの導入が重要です。

マルチタスク管理システム「best job」なら、特許取得済みの「Dルール（デジタルルール）」を活用してマニュアルや社内ナレッジを簡単にライブラリーに登録でき、ノウハウやコツを確実に引き継ぐことが可能です。
さらに、日報や勤怠管理、プロジェクト管理、タスク管理などの機能も備えているため、業務全体の効率化にも貢献します。
「best job」を活用すればさまざまなナレッジが蓄積でき、従業員のスキルアップにもつながるでしょう。

■best jobの概要

また、「best job」には、社員と職場の安心安全のための「エピソードToDo」（特許出願中）という機能もあります。日々の気づきや悩み、出来事を記録し、必要に応じて他者と共有できるシステムで、個人の思いや経験を整理できるほか、ハラスメントなどの出来事を記録することで、安全確保やカタルシス効果（ネガディブな気持ちから解放され、精神的に安定する効果）、問題解決にもつなげられます。

マニュアル化を本格的に進めたい企業にとって、「best job」の導入は大きな一歩となるでしょう。

■Dルール（デジタルルール）の機能

よくあるご質問