「新人教育担当は自分の仕事ができない！」を解消する4つの方法
新人教育に時間を取られ、自分の業務が思うように進まないと感じる場面は少なくありません。新人のフォローや質問対応に追われる中で、気づけば自分の通常業務のタスクが後回しになり、残業や負担の増加につながってしまうこともあるでしょう。
こうした状況を防ぐためには、新人教育と通常業務をうまく両立できる仕組みや工夫が必要です。
この記事では、新人教育を担当することによって自分の仕事ができなくなる主な理由と、両立を実現するための具体的な4つの方法について解説します。
目次
新人教育で自分の仕事ができない理由
新人教育の「新人」とは、新入社員だけではなく、「中途社員」「異動してきた人」「高齢者のリスキリング（新しい知識やスキルを取得すること）対象者」「外国人スタッフ」など、教育・サポートを必要とするすべてのメンバーを指します。
新人教育のために自分の仕事が進まない理由は、下記のように会社の体制や業務時間の確保が不十分であることも多いでしょう。
＜新人教育で自分の仕事ができない主な理由＞
- 会社に新人育成の仕組みやマニュアルがない
- 会社内で教え方が確立されておらず、指導に時間と労力がかかる
- 新人教育の時間を考慮せず、教育担当者に通常業務が割り当てられている
- 教育担当者のスキル不足により、指導がスムーズに進まない
- そもそもハイパフォーマーは、必ずしも教育に卓越してはいない
特に、新人の育成計画や業務のマニュアルが整備されていない環境では、教育担当者が新人教育の準備や対応に追われ、負担が増える傾向にあります。また、実務に優れている人がそのまま教育担当になるケースもありますが、ハイパフォーマーであっても教えることが得意とは限らず、かえって指導が難航することも少なくありません。
こうした状態が続くと、教育担当者がストレスを抱えるだけでなく、部署全体の業務効率にも悪影響を及ぼすおそれがあります。
新人教育でストレスがたまる原因について、詳しくはこちらをご確認ください。
新人の指導・教育はしんどくてストレスがたまる！解決方法は？
新人教育と自分の仕事を両立する4つの方法
新人教育と自分の仕事を両立するには、教育担当者がすべてを抱え込まず、チームで支え合う体制の構築やマニュアルの整備が大切です。ここからは、教育担当者が新人教育と通常業務の両立をするための、具体的な方法を紹介します。
＜新人教育と自分の仕事を両立する方法＞
- チーム全体で新人を育てる体制を構築する
- 新人が参照できるマニュアルを整備する
- OJTを効果的に活用する
- 新人教育のプロセスを事前に設計する
チーム全体で新人を育てる体制を構築する
新人教育を一人の担当者に任せると負担が大きく、通常業務との両立が難しくなるため、部署やチーム全体で新人を育てる仕組みづくりを目指すといいでしょう。具体的なポイントは下記になります。
・教育担当を複数人選び、役割を分担する
新人教育の担当者を一人に限定せず、複数のメンバーで分担する体制をつくることがポイントです。業務分野ごとに教える内容を明確に割り振ることで、特定の人に負担が集中するのを防げます。
・新人教育の進捗を共有する
新人教育の進捗を「見える化」することで、サポートが必要な場面をチーム全体で把握できるようになります。チェックシートや共有ドキュメントを活用すれば、チーム内の情報共有や引き継ぎもスムーズに行えます。
・定期的なミーティングでフォロー体制を整える
新人教育の一貫として、チームのメンバーと新人が、定期的に顔を合わせる機会を設けることも重要です。進捗の確認だけでなく、悩みや疑問をその場でフォローできる場があると、新人も安心して業務に取り組めるようになるでしょう。
新人が参照できるマニュアルを整備する
新人教育を効率良く進めるためには、誰でも確認できる業務マニュアルを整備することが欠かせません。教育担当者が同じ説明を繰り返さなくてもよくなり、自分の業務時間を確保しやすくなります。
マニュアルを整備するメリットは、次のとおりです。
・新人全員が同じ内容を学べる
マニュアルがあれば、指導の内容や順番が標準化され、新人によって教え方に差が出るのを防ぐことが可能です。担当者によって教える順番や表現が異なると、新人が混乱する原因にもなるため、マニュアルを用いて説明すると混乱を防ぐことにもつながります。
また、教育をする側にとっても、教育内容の再確認を通じてナレッジを最新かつ適正な状態にリニューアルできる効果もあります。
・振り返りがしやすく、自主学習につながる
業務中にすぐ確認できるマニュアルがあれば、新人はわからない点を自分で調べて解決できるようになります。予習や復習にも活用でき、成長スピードにもいい影響を与えるでしょう。
・独り立ちがスムーズになる
マニュアルを活用すれば、業務の流れや注意点を事前に把握できるため、新人にもスムーズに仕事を任せやすくなります。教育担当者が都度付き添わなくても、一定の水準で業務を進められるようになり、独り立ちも早くできるでしょう。管理職や上司の本来の業務時間も増えることになります。
なお、手間と時間がかかるマニュアルの作成は、ツールを活用するのが便利です。例えば、マルチタスク管理システム「best job」なら、業務内容に応じたマニュアル作成やタスクの自動生成、進捗管理も可能です。ナレッジや社内ルールも一元管理でき、新人教育の進捗などを他部署と共有しやすくなります。
また、動画や各種資料も添付できるため、マニュアルに厚みをもたせるエビデンスとして活用可能です。
さらに、マニュアルを活用することで、管理職や上司が教育に割く時間を短縮できるだけでなく、人間関係の程よい距離を保つことにつながります。
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OJTを効果的に活用する
OJT（On the Job Training）は、実際の業務を進めながら、新人に仕事を覚えてもらう代表的な育成方法です。教育と通常業務を同時に行えるため、教える側と学ぶ側の時間を有効に活用できます。
また、OJTを取り入れることで、現場に即した実践的なスキルが身につくだけでなく、指導の効率化や信頼関係の構築にもつながるでしょう。OJTを活用すると、次のようなメリットがあります。
・個々の成長に合わせた指導ができる
OJTでは、実際の仕事を通じて指導するため、新人の理解度やスキルに応じて教える内容やスピードを調整できます。一人ひとりに合ったペースで進めることが、教育の効果を高める大きなポイントです。
・スキルの習得が早く、実践力が身につく
OJTは座学のみの教育と比べて、実務に直結した知識や技術を学べるため、早い段階で仕事に慣れてもらえるメリットがあります。業務経験の積み重ねによって、新人でもスムーズに戦力化しやすくなります。
・コミュニケーションの機会が増える
新人と教育担当者がいっしょに仕事を進める中で、自然と会話が生まれるのもOJTのメリットです。新人が質問や相談をしやすくなり、信頼関係の構築や職場への適応を後押しすることにつながります。
・問題点や改善点を見つけやすい
業務を進めながら、新人の問題点や改善点をすぐに指摘できるのも、OJTのメリットの1つです。現場での指導を通じて、新人の苦手な点や理解が浅い部分をその場で把握できるため、教育担当者が教えるポイントも明確になります。
新人教育のプロセスを事前に設計する
新人教育をスムーズに進めるためには、あらかじめ育成の流れやスケジュールを設計することが大切です。育成の進め方が明確になっていれば、教育担当者も余裕を持って新人教育に取り組むことができるでしょう。
新人教育は、下記のようなプロセスをあらかじめ設計すると効果的です。
＜新人教育の主なプロセス＞
- オリエンテーションや研修のスケジュールを設定する
- 新人に任せる業務の順番を決め、必要なマニュアルを整備する
- 教育担当者の役割を明確にし、新人に定期的な振り返りの場を設ける
また、新人教育のプロセスを事前に設計することで、次のようなメリットがあります。
・業務の時間配分がしやすくなる
事前に新人教育のプロセスを決めておけば、教育担当者がどのタイミングで何を教えるかが明確になります。そのため、部署内で教育担当者の通常業務を減らすなどの調整がしやすくなり、無理のないスケジュールを立てられるメリットもあります。
・新人全員が同じ教育を受けられる
新人教育のプロセスを統一すれば、誰が教育担当者であっても新人全員が同じ教育を受けられるメリットがあります。新人教育の属人化を防ぎ、組織としての育成力を底上げすることにもつながります。
・新人の成長スピードが見えやすい
新人に段階的に業務を教えていくことで、どの時点で何ができるようになったかが明確になります。評価やフィードバックの材料にもなり、新人のモチベーションの向上にもつながります。
・教育担当者と新人のストレスを軽減できる
新人教育の流れが可視化されていれば、新人の「できること」と「できないこと」を教育担当者が把握しやすくなり、摩擦やストレスが減るメリットもあります。新人にとっても、「自分が今どこまで仕事内容を習得できているか」が明確になるため、質問するポイントが明確になるでしょう。
業務の属人化の防止について、詳しくはこちらをご確認ください。
業務の属人化を解消・防止するには？事例や対策方法を解説
「best job」の導入により新人教育に成功した事例
ここからは「best job」導入により新人教育の負担を軽減しながら、通常業務を並行して進めることに成功した企業様の事例をご紹介します。
都内で25店舗を展開するアパレル企業様では、新人スタッフの育成に関して、OJT中心の教育体制に限界を感じていました。先輩や上司によって教え方に差があるため、新人の習得スピードやモチベーションにばらつきが生じ、離職率の上昇にもつながっていたのです。特に、販売スキルに優れた社員が必ずしも「教える力」を持っているとは限らず、指導がうまくいかないことも職場のストレス要因になっていました。
そこで、教育の標準化と効率化を目的に「best job」を導入。レクチャー＆チェック機能を活用することで、必要な知識を段階的に習得できる仕組みを構築し、属人的な指導を補完しました。その結果、新人は自分のペースで学習できるようになり、対人コミュニケーションによる摩擦も軽減されました。
また、同社は「best job」無料トライアル期間を活用し、業務をプロジェクト・タスク・ToDoに分類する運用を試験的に導入。その効果を実感したことで、正式な導入が決定しました。今後はToDoの見直しを進めながら、新人育成の効率化と、教育担当者の負担軽減を両立させる体制づくりを目指しています。
事例について、詳しくはこちらをご確認ください。
オリジナルブランドアパレル企業のお客様の導入事例
新人の進捗と自分の業務を管理するならbest job！
新人教育と自分の業務の両立をスムーズに行うためには、進捗の「見える化」とタスクの整理が欠かせません。そのようなときに役立つのが、マルチタスク管理システム「best job」です。
特許取得済みの「Dルール（デジタルルール）」を活用すれば、新人が任された業務内容に応じて、タスクやToDoを自動生成できます。教育担当者は、進捗状況をリアルタイムで確認できるため、必要なサポートを効率的に行うことが可能になります。また、新人自身も何をすべきかが明確になり、主体的に業務に取り組みやすくなるでしょう。
さらに、社内ナレッジやルールを簡単にライブラリー登録でき、ノウハウやコツを確実に共有できるため、新人が上司や教育担当者と会話しなくても、業務を確実に進めることが可能です。
さらに、日報や勤怠管理、プロジェクト管理、タスク管理などの機能も備えているため、上司や教育担当者が新人の進めている業務全体をすぐに把握できます。
「best job」を活用すればさまざまなナレッジが閲覧でき、新人のスキルアップにもつながります。
■best jobの概要
また、「best job」には、社員と職場の安心安全のための「いつでもエピソード」（特許取得済み）という機能もあります。日々の気づきや悩み、出来事を記録し、必要に応じて他者と共有できるシステムで、個人の思いや経験を整理できるほか、ハラスメントなどの出来事を記録することで、安全確保やカタルシス効果（ネガティブな気持ちから解放され、精神的に安定する効果）、問題解決にもつなげられます。
新人教育を効率的に進めたい企業様は、ぜひ「best job」の導入をご検討ください。
■Dルール（デジタルルール）の機能
よくあるご質問
新人教育をすると自分の業務ができなくなる理由は？
新人教育で自分の仕事ができない主な理由は、会社の体制や業務時間の確保が不十分であることです。特に、新人の育成計画や業務のマニュアルが整備されていない環境では、教育担当者が新人教育の準備や対応に時間に追われ、負担が増える傾向にあります。これは管理職のなり手が減少しているひとつの要因となっています。
新人教育と自分の業務を両立させるポイントは？
新人教育と自分の仕事を両立するポイントは、「チーム全体で新人を育てる体制を構築する」「新人が参照できるマニュアルを整備する」「OJTを効果的に活用する」「新人教育のプロセスを事前に設計する」などです。新人教育と自分の仕事を両立するには、教育担当者がすべてを抱え込まず、チームで支え合う体制や業務支援ツールを活用して負担を分散することが大切です。
新人教育の進捗を管理するために便利なツールは？
新人教育の進捗管理に役立つのがマルチタスク管理システム「best job」です。特許取得済みの「Dルール（デジタルルール）」を活用すれば、新人が任された業務内容に応じて、タスクやToDoを自動生成できます。教育担当者は、進捗状況をリアルタイムで確認できるため、必要なサポートを効率的に行うことが可能になります。
