新人の指導・教育はしんどくてストレスがたまる！解決方法は？
新人の指導・教育を担当する中で、想像以上にしんどく、ストレスや負担を感じてしまうケースは珍しくありません。忙しい業務の合間を縫って指導しても、思うように新人が成長しなかったり、理解してくれているのか不安になったり、コミュニケーションの取り方に悩んだりすることもあるでしょう。
この記事では、新人教育においてストレスがたまる主な原因と、その対処法のほか、近年の新入社員の特徴を詳しく解説します。
目次
新人教育がストレスになる原因
新人教育を担当する際、教育担当者は想像以上にストレスを感じることもあるでしょう。新人教育の「新人」とは、新入社員だけではなく、「中途社員」「異動してきた人」「高齢者のリスキリング（新しい知識やスキルを取得すること）対象者」「外国人スタッフ」など、教育・サポートを必要とするすべてのメンバーを指します。
新人教育のストレスの背景には、下記のように教育体制の不備やスキル不足、価値観のズレなど、さまざまな原因があります。
＜新人教育がストレスになる代表的な原因＞
- 会社の教育体制の未整備
- 教える側の知識や技術が不十分
- コミュニケーション不足になりやすい環境
- 新人と指導側の価値観や認識のズレ
会社の教育体制の未整備
新人教育の体制が十分に整っていない会社では、教育担当者が計画立案、OJT（On the Job Training）、進捗確認、メンタル面のフォローなどをすべて担うことになり、大きなストレスの原因になるでしょう。また、教育担当者は「厳しく指導すると辞めてしまうのでは」といった不安から、新人に注意や指摘をためらい、ストレスや不安な気持ちをため込んでしまう場合もあります。
さらに、教育担当者は多くの時間を新人教育に割かれることで、通常業務との両立が難しくなりがちです。自分の仕事が進まない焦りから、さらにストレスが増えるといった悪循環に陥る可能性もあります。
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教えるための知識や技術が不十分
教育担当者に「わかりやすく伝える力」「質問に的確に答える力」「コーチングのスキル」が足りないと、新人の理解が進まず、ストレスが増してしまうこともあるでしょう。教育担当者のイライラや焦りが新人に伝わると、パワハラと認識されるリスクもあります。新人にプレッシャーを与えないためにも、教える側の技術の向上が大切です。
コミュニケーション不足になりやすい環境
教育担当者が多忙で時間に追われていると、新人と十分な対話の時間が取れずにコミュニケーションが不足し、ちょっとした行き違いや誤解でお互いにストレスを抱えやすくなります。さらに、会社がリモートワークやハイブリッド勤務を取り入れていると、対面でのやりとりが減り、表情や空気感といった微妙なニュアンスも伝わりにくくなってしまいます。
コミュニケーションが不足している環境では、些細なすれ違いが、人間関係の摩擦や仕事上のトラブルに発展するケースも少なくありません。
なお、仕事におけるコミュニケーションとは、単なる会話や雑談ではなく、「業務を円滑に進めるための情報や意見のやりとり」を指します。仲良くなることが目的ではなく、信頼関係を築き、作業の認識をすり合わせるための手段です。
また、円滑なやりとりのためには、感謝やリスペクトの気持ちを表現することも大切です。たとえ形式的であっても、「～です」「～ます」「はい」といったリスペクトの気持ちを表す丁寧なやりとりを心掛けることが、ストレスの回避にもつながります。
新人と指導側の価値観や認識のズレ
新人と教育担当者の間で価値観や仕事観にギャップがあると、お互いにストレスを感じやすくなります。特に年齢や世代、キャリアが離れている場合、「働き方」「キャリアの考え方」「指示の受け止め方」などに違いがあることを認識する必要があります。
価値観や認識のズレを理解しないまま指導を続けると、期待した反応が得られなかったり、自分の常識が通じなかったりして、新人教育がうまく進まなくなるでしょう。
また、教育の方法そのもののズレも、指導がうまくいかなくなる原因の1つです。教える側のペースで一方的に進めてしまうと、新人が置いてけぼりになり、心の距離が開いてしまうこともあります。
近年の新入社員の特長
近年の新入社員の多くは、Z世代と呼ばれる1990年代後半～2010年初頭生まれの世代が中心です。彼らの価値観や行動傾向を理解すれば、効果的な指導ができ、教育担当者のストレスを減らすことにもつながります。ここでは、近年の新入社員に見られる主な特長を整理して紹介します。
＜近年の新人社員の特徴＞
- デジタルに強く、ITツールを自然に活用する
- リアルよりもオンラインを好む人もいる
- 効率性を重視し、短時間で情報処理を行う
- 安定より自己成長を重視する
デジタルに強く、ITツールを自然に活用する
Z世代の新入社員は、幼いころからインターネットやスマートフォンに親しんでおり、業務でもITツールを抵抗なく使える傾向にあります。SNSや動画での情報収集にも慣れているため、新人教育の際は、紙の資料に加えて動画を用いたり、タスク・進捗を管理できるITツールを活用したりするのもおすすめです。
例えば、マルチタスク管理システム「best job」は、社内ルールや業務手順を特許取得済みの「Dルール（デジタルルール）」機能に登録することで、業務に必要なタスクを自動生成できます。新人が初めて担当する業務でも流れを把握しやすくなり、タスクの抜け漏れ防止にもつながります。
教育担当者においても、指導の効率化や進捗管理の負担軽減につながるでしょう。
■「Dルール（デジタルルール）」のサービスイメージ
リアルよりもオンラインを好む人もいる
コロナ禍を経験した新入社員の中には、オンラインでのやりとりに慣れており、対面でのコミュニケーションに不安を感じている人もいます。オンライン中心の環境では、大きな声を出す機会が少ないため、対面時に「声を張れない」「リアクションがうまくできない」といった状況になる場合もあるでしょう。
ただし、これは「元気がない」「モチベーションが低い」というわけではなく、単に対面でのやりとりに不慣れなだけという可能性もあります。そのため、チャットやメールなどのツールを活用すると、スムーズな意思疎通ができる場合もあります。
効率性を重視し、短時間で情報処理を行う
近年の新入社員の中には、SNSやショート動画などの影響で、短時間で情報を処理するスタイルを好む人もいます。そのため、長い説明よりも、「結論を先に伝える」「要点を絞って話す」といった簡潔な指導のほうが理解しやすい場合もあるでしょう。図解や要点をまとめた資料も効果的です。
また、新入社員の中には、業務の背景や目的が不明瞭なままだとモチベーションを保ちにくい人もいます。「なぜこの業務が必要か」「どのように役立つのか」といったことまで伝えるようにするといいでしょう。
安定より自己成長を重視する
終身雇用が一般的でなくなった現代では、新入社員の多くが安定よりも「どれだけ自分が成長できるか」を重視する傾向にあります。そのため、新人教育の際は、明確な目標の設定やキャリアパスの提示、進捗に対するフィードバックなど、成長を実感できる仕組みを取り入れることも効果的です。個人の成長意欲に応じたフォローをすることは、早期離職の防止にもつながります。
新入教育のストレスを軽減する対処法
新人教育のストレスを軽減するためには、会社全体で教育体制を整えるとともに、教育担当者のスキル向上や業務支援、教育の理念、ルール、カリキュラムも重要です。ここでは、教育担当者のストレスを減らしながら、効率的に新人教育を進めるための具体的な対処法を紹介します。
＜新入教育のストレスを軽減する対処法＞
- 会社全体で育成する仕組みを構築する
- 教育担当者向けの研修をする
- 進捗やToDoが確認できるITツールを導入する
- オンライン研修やeラーニングを活用する
会社全体で育成する仕組みを構築する
新人教育は、特定の担当者だけに任せるのではなく、会社全体で取り組む体制づくりが重要です。例えば、チームで新人の「できること」「苦手なこと」を共有できるように進捗管理を行ったり、「誰が」「いつ」「何を教えるか」を明確にした育成計画を作成したりするといいでしょう。
会社全体で新人教育する体制が整えば、教育担当者一人にかかるプレッシャーを大きく軽減できます。
教育担当者向けの研修をする
教育担当者の指導スキルを高める研修を実施し、必要な知識や手法を身につけることもおすすめです。下記のようなスキルを磨くと、新人も仕事内容を理解しやすくなり、教育担当者のストレスの軽減につながります。
＜教育担当者が身につけるべきスキル＞
- ロジカルシンキング：論理的に物事を整理し、わかりやすく伝える能力
- ティーチング＆コーチング：相手に教えるだけでなく、自主性を引き出す指導法
- コミュニケーションスタイル：伝え方や聞き方を相手に合わせて使い分けるスキル
- 4段階職業指導法：実演・説明・実践・指導の4ステップで効果的に教える手法
進捗やToDoが確認できるITツールを導入する
教育担当者が多忙な中で新人教育をする際は、タスクや進捗を見える化できるITツールの導入も有効です。特に、人手不足や業務量の多さから、研修やOJTに十分な時間を割けない会社では、ITツールの活用が大きな助けになります。
例えば、マルチタスク管理システム「best job」は、「Dルール（デジタルルール）」機能によりマニュアル作成や更新を簡単に行えるほか、案件ごとに必要なタスクやToDoを自動生成できます。新人でも業務の流れを理解しやすく、上司や教育担当者に質問しなくても作業を進めることが可能です。また、上司や教育担当者もリアルタイムで業務の進捗を把握できるため、指導の負担を軽減できるでしょう。
■best jobのタスク自動生成イメージ
マニュアル化について、詳しくはこちらをご確認ください。
マニュアル化とは？業務効率化のポイントやメリット、成功事例を解説
オンライン研修やeラーニングを活用する
新人教育にオンライン研修やeラーニングなどを活用すれば、教育担当者の負担を大幅に減らすことができます。特に、標準的な作業手順や共通ルールについては、繰り返し視聴可能なオンライン教材が効果的です。
例えば、基礎知識はオンライン教材で学び、応用的な内容や現場での対応は対面でフォローするといった使い分けをすれば、教育の質と効率の両立が図れます。
「best job」の導入により新人教育に成功した事例
ここからは「best job」導入により新人教育の負担を軽減しながら、効果的に育成を進めた企業様の成功事例を紹介します。
住宅の内外装工事やエクステリア工事を手掛ける住宅リフォーム企業様では、近年の人手不足の影響から、未経験者の採用が増加しています。それに伴い、教育や指導にかかる負担が大きくなり、業務の属人化や対応のばらつき、さらにはクレーム対応にも頭を悩ませていました。
こうした課題に対応するため、同社ではマルチタスク管理ツール「best job」を導入。研修資料や案件ごとの業務フローを「Dルール（デジタルルール）」機能に登録し、対応方針や資材手配の手順、施工時のToDoなどを事前に設定。新人でも「何を」「いつ」「どうすべきか」が一目でわかる環境を整備しています。
現場では、教育担当者がスマートフォン版の「best job」を活用し、実際の作業内容を確認しながら指導を実施。新人スタッフもみずからToDoを確認しながら業務に取り組めるため、ミスの防止や確認作業の簡略化につながっています。その結果、教育の効率が大幅に向上し、タスク漏れも減少しました。
作業手順の習得が早まり、指導の負担軽減だけでなく、現場での対応品質や安定性の向上にも貢献しています。
事例について、詳しくはこちらをご確認ください。
リフォーム会社のお客様の導入事例
新人教育を円滑にするならbest jobがおすすめ
新人教育は、教育担当者のスキルや努力だけでは解決できない課題が多くあります。会社側の支援体制が整っていないと、教育がうまくいかず、新人も教育担当者もストレスを抱えてしまうことになるでしょう。
マルチタスク管理システム「best job」は、特許取得済みの「Dルール（デジタルルール）」機能で、マニュアルに沿ったタスクやToDoが自動生成される新人教育にぴったりのシステムです。タスクのとおりに業務を進めれば、上司や教育担当者の指示がなくても一人で仕事を完了でき、効率的な新人教育が可能になります。
さらに、「best job」は日報作成や勤怠管理、プロジェクト管理、社内ナレッジ管理なども一元化できるため、新人だけでなくチーム全体の業務効率化にもつながります。
■best jobの概要
また、「best job」には、社員と職場の安心安全のための「いつでもエピソード」（特許取得済み）という機能も搭載しています。日々の気づきや悩み、出来事を記録し、必要に応じて他者と共有できるシステムで、個人の思いや経験を整理できるほか、ハラスメントなどの出来事を記録することも可能です。安全確保やカタルシス効果（ネガティブな気持ちから解放され、精神的に安定する効果）、問題解決にもつなげられます。
タスクや社内ナレッジを、新人が上司や教育担当者に嫌な顔をされずに、何度でも確認できるbest jobをぜひご検討ください。
■Dルール（デジタルルール）の機能
よくあるご質問
新人教育がストレスになる原因は？
新人教育がストレスになる代表的な原因は、「会社の教育体制の未整備」「教えるための知識や技術が不十分」「コミュニケーション不足になりやすい環境」「指導側と新人の価値観や認識のズレ」などがあります。
最近の新人社員の傾向は？
近年の新入社員の多くは、Z世代と呼ばれる世代が中心です。彼らは「デジタルに強く、ITツールを自然に活用する」「リアルよりもオンラインを好む人もいる」「効率性を重視し、短時間で情報処理を行う」「安定より自己成長を重視する」などの傾向があります。
新人教育のストレスを軽減するための対処法は？
新入教育のストレスを軽減するには、「会社全体で育成する仕組みを構築する」「教育担当者向けの研修をする」「進捗やToDoが確認できるITツールを導入する」「オンライン研修やeラーニングを活用する」などの対処法があります。
