【上司必見】わかりやすい業務マニュアル作成のコツと作成手順

業務の属人化を防ぎ、業務効率を高めるためにマニュアルは欠かせません。しかし、初めてマニュアルを作る人にとっては、「何から手をつければいいのか」「どうすれば伝わりやすいのか」と悩む場面も多いでしょう。
この記事では、わかりやすいマニュアルを作るための具体的な手順や失敗しないためのポイントのほか、おすすめのツールを紹介します。

マニュアル作成のコツは目的を明確にすること

マニュアルを作成する際は、まず目的を明確にすることが大切です。目的が曖昧なままでは、内容に一貫性がなくなってしまい、役に立たないマニュアルになりかねません。
マニュアルを作成する主な目的は、一般的に下記の5つです。

＜一般的なマニュアル作成の目的＞

• 業務の適正なルールや内容の把握
• 対応品質の標準化
• 業務の効率化
• 属人化の防止
• ノウハウやナレッジの蓄積と共有

これら5つの目的を明確に意識してマニュアルを作成すれば、属人化を防ぎつつ、組織全体でノウハウを共有・活用できる、実用性の高いマニュアルができます。

業務品質の標準化について、詳しくはこちらをご確認ください。
業務や作業の標準化とは？やり方やメリット、おすすめのツールを紹介
属人化の防止について、詳しくはこちらをご確認ください。
業務の属人化を解消・防止するには？事例や対策方法を解説
ノウハウやナレッジの共有について、詳しくはこちらをご確認ください。
失敗しないノウハウ蓄積の方法は？ナレッジとの違いも解説
社内ナレッジを蓄積するには？知識・技術をためて共有する方法

マニュアルと手順書の違い

マニュアルと似た言葉に「手順書」がありますが、両者は下記のような違いがあります。

■マニュアルと手順書の違い

	マニュアル	手順書
目的	業務全体の理解を促し、質の高い成果を目指す	誰でも同じ作業ができるよう、品質を均一に保つ
内容	業務の背景・目的、全体像、ルール、判断基準など	具体的な作業手順、操作方法、注意点など
活用場面	新人研修、業務改善の検討、イレギュラー対応時	日常的な定型業務、引き継ぎ時

マニュアルは業務の理解を深め、判断力を養うことが目的です。一方、手順書は作業の均一化に役立ちます。両者は補完関係にあり、業務の全体像を記したマニュアルの中に、個別の作業手順書が含まれる、というイメージで使い分けるといいでしょう。

なお、マニュアルも手順書の作成や管理はデジタルツールを利用すると便利です。業務管理システム「best job」なら、デジタルのマニュアルや手順書を簡単に作成でき、一元管理も可能になります。

マニュアル化について、詳しくはこちらをご確認ください。
マニュアル化とは？業務効率化のポイントやメリット、成功事例を解説

わかりやすいマニュアルを作成するための手順

わかりやすいマニュアルを作成するには、作成者だけでなく、実際の業務を担当するメンバーの協力も欠かせません。ここでは、効率的かつ実用的なマニュアルを作るための5つの手順を紹介します。

■わかりやすいマニュアルを作成するための手順

1　目的と対象者を明確にする

マニュアル作成では、まず目的と対象者をはっきりさせることが大切です。新人教育用や業務改善用など、誰が何のために読むマニュアルなのかによって、盛り込む内容や表現のレベルは大きく変わります。
目的と対象者が明確になれば、内容に一貫性が生まれ、完成後の運用や更新もスムーズに進めやすくなります。

2　作成スケジュールを作る

目的と対象者が決まったら、マニュアル作成のスケジュールを組みます。納期から逆算し、「情報収集」「構成案の作成」「執筆」「レビュー」といった工程ごとに必要な時間を見積もりましょう。
スケジュールは修正や改善のための予備日も設け、余裕を持たせることが品質を保つポイントです。

関係者にもスケジュールを共有しておけば、協力を得やすく、作業も円滑に進みます。

3　ツールやフォーマットを選定する

スケジュールが決定したら、マニュアルを作成するためのツールやフォーマットを選びましょう。ツールはWordやPower point、Googleドキュメントなどの一般的なソフトに加え、マニュアルと業務の実行を連動させた運用ができる「best job」のようなツールもあります。

どのツールを使う場合でも、デザインや配色などのフォーマットを統一すると読みやすくなり、更新もしやすくなります。

4　マニュアル全体の構成と目次を作る

ツールやフォーマットが決まったら、マニュアル全体の構成と目次を作成します。タイトルや大見出し、小見出しなどの骨組みを先に決めると、情報の整理がしやすくなり、執筆作業も効率化します。
この段階で関係者に構成案を確認してもらうと、認識のズレを防ぎ、後工程での手戻りを減らすことができるのでおすすめです。

5　執筆を進める

構成と目次が決まったら、執筆を開始します。執筆中は、常に「目的に沿った内容になっているか」を意識しましょう。マニュアルはスマートフォンで閲覧されることもあるため、画像やファイルの多用によってデータ容量が大きくなりすぎないように配慮することも大切です。

執筆後は、実際の業務担当者などに内容を確認してもらい、わかりにくい点や事実とのズレがないかをチェックします。必要に応じて修正を加えれば、現場で使える実用的なマニュアルに仕上がります。
執筆の際の具体的なコツは、次の章で解説します。

マニュアル作成で押さえるべきポイント

誰が読んでも理解でき、すぐに行動に移せるマニュアルを作成するには、いくつかのポイントがあります。ここでは、失敗しないために押さえておきたい4つのポイントを解説します。

＜マニュアル作成で押さえるべきポイント＞

• 誰にでもわかるようにシンプルな表現にする
• 視覚的にも理解しやすい工夫をする
• クレームやトラブルの事例を織り込む
• 運用開始後も定期的に改善を進める

誰にでもわかるようにシンプルな表現にする

マニュアル作成のポイントの1つは、誰にでもわかるようにシンプルな表現を使うことです。専門用語はできるだけ避け、やむをえず使う場合は注釈を添えて解説します。
また、「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どのように」行うのかといった5W1Hを意識し、冗長な表現は避けて要点を短くまとめるようにすると、読み手がスムーズに理解できます。

視覚的にも理解しやすい工夫をする

マニュアルを作る際は、文章だけで説明するのではなく、写真やイラスト、図表、動画などを効果的に活用しましょう。業務の流れを示すフローチャートや、作業項目をリスト化したチェックリストも有効です。

さらに、重要な部分が一目でわかるように色や太字で強調したり、余白やフォントサイズを整えたりすると、視認性が高まります。既存のテンプレートを活用すれば、効率的にわかりやすいマニュアルを作成できます。

新人教育のチェックリストについて、詳しくはこちらをご確認ください。
【テンプレシート付】新人教育チェックリストの作り方とポイント

クレームやトラブルの事例を織り込む

マニュアル作成の際には、過去に発生したクレームやトラブル事例を記載すると、再発防止やスムーズな対応につながります。特に、ミスが起きやすい場面や、顧客や取引先からの理不尽なクレームへの対処法など、実例を交えて記載しておくと、現場の対応力が向上します。

運用開始後も定期的に改善を進める

マニュアルが完成しても、運用しながら改善を重ねて常に最新の情報を記載することが重要です。業務や環境の変化に応じて、内容を定期的に見直す仕組みを整えましょう。

そのために更新の担当者やルール、タイミングをあらかじめ決めておくことが重要です。また、実際の利用者からフィードバックを集めて反映させると、マニュアルの使いやすさがさらに向上します。

マニュアル作成用のツールの選び方

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、「作りやすさ」だけでなく、運用・管理・改善のしやすさまで考慮することが重要です。ツール選定時に重視すべきポイントは下記の3つです。

＜ツール選定で重視すべき3つのポイント＞

• モバイル対応：外出先や現場などでスマートフォンやタブレットで閲覧・検索できる
• 更新や共同編集のしやすさ：複数人での編集や履歴管理、承認フローに対応でき、迅速に内容を修正できる
• セキュリティ対策の充実：企業の機密情報やノウハウを守るためにアクセス制限やデータ保護が充実している

マニュアル作成にはマルチタスク管理システム「best job」がおすすめ

マニュアルの作成・運用を効率化し、形骸化を防ぐには、専用のデジタルツールを導入することが効果的です。デジタルツールを活用すれば、マニュアルの作成や更新が容易になり、スマートフォンなどモバイル端末での閲覧・活用もスムーズになります。

マルチタスク管理システム「best job」なら、「Dルール（デジタルルール）」機能を使ってマニュアルが簡単に作成できるだけでなく、プロジェクト全体のスケジュール管理やタスク管理までを一元化できます。
また、AIによる分析テンプレート（特許出願中）を活用すれば、情報量が多く複雑なガイドラインなどの資料も「プロジェクト」「タスク」「ToDo」ごとに分析して整理・要約することが可能です。これにより、膨大な文書の要点がすぐにわかり、即時の運用が可能です。

■「best job」の主な機能

• Dルール（デジタルルール）機能：プロジェクトごとに教育内容や作業フローをマニュアル化。生成AIテンプレートで簡単作成
• ToDo・タスク管理機能：Dルールをもとに業務に必要なタスクやToDoを自動生成し、進捗の可視化と伝達漏れを防止
• 日報管理機能：ToDo機能にある完了ボタンを押すだけで自動的に日報に反映されるため、報告作業の負担を軽減しつつ、その日の成果も一目で把握
• 勤怠管理機能：出勤・作業状況をリアルタイムに把握。出退勤だけでなく、「実作業の内容」や「かかった時間（実労働時間）」を正確に把握でき、スピーディーな労働実態の管理が可能
• プロジェクト・顧客管理機能：複数現場の進行を一元管理
• いつでもエピソード：日々の出来事や気づきをメモ・共有でき、いじめやハラスメント対策などに有効

さらにチェックリスト機能もあります。チェックマークを付けないと次の画面に進めないため、抜け漏れなどの管理にも便利です。

■「best job」内のチェックリストのイメージ

上記の内容であれば、チェックシートの内容を入力する作業時間は10分程度のため、管理者の手間はほとんどかかりません。

マニュアル作成と日々の業務管理を一元管理できるマルチタスク管理システム「best job」の導入を、ぜひご検討ください。

よくあるご質問

マニュアル作成の目的は？

マニュアル作成の目的は「業務効率化」「対応品質の統一」「ノウハウの蓄積と共有」「属人化の防止」などが一般的です。

効率的なマニュアル作成の手順は？

効率的なマニュアル作成の手順は、「1　目的と対象者を明確にする」「2　作成スケジュールを作る」「3　ツールやフォーマットを選定する」「4　マニュアル全体の構成と目次を作る」「5　執筆を進める」です。わかりやすいマニュアルを作成するには、作成者だけでなく、実際の業務を担当するメンバーの協力も欠かせません。

失敗しないマニュアル作成のコツは？

失敗しないマニュアル作成のコツは、「誰にでもわかるようにシンプルな表現にする」「視覚的にも理解しやすい工夫をする」「クレームやトラブルの事例を織り込む」「運用開始後も定期的に改善を進める」です。マニュアルは一度作ったら終わりではなく、運用しながら改善を重ねることが重要です。