業務のシステム化で効率化を促進！メリットや注意点・事例も解説

日々の業務で「作業にムダが多い」「人によって成果にばらつきがある」と感じることはありませんか？こうした課題を解消する手段のひとつが「業務システム化」です。業務プロセスを可視化すれば、無駄を省けるだけでなく、標準化や自動化も進めることができます。
この記事では、業務のシステム化のメリットや進め方、注意点のほか、事例を解説します。

業務のシステム化とは、誰でも同じ成果を出せる仕組みを作ること

業務のシステム化とは、業務プロセスを標準化・自動化し、誰が担当しても同じ品質の成果を出せる仕組みを整えることを指します。属人化を防ぎ、安定的に業務を進められるだけでなく、継続的な成果の創出や経営判断の迅速化にもつながります。組織全体の生産性を底上げする基盤としても、重要な取り組みです。

業務システム化には、主にマニュアルやルールを整備する標準化と、ITシステムを導入して自動化を進める方法があります。

■業務システム化の方法

マニュアル・ルールによる標準化

業務システム化で比較的取り組みやすいのが、マニュアルやルールを整備した標準化です。必要なナレッジや手順、品質基準を明文化して共有すれば、誰が担当しても同じ成果を出せるようになり、属人化防止や品質保持に役立ちます。
マニュアル化・ルール化は、下記の3つのステップで進めます。

＜マニュアル化・ルール化の進め方＞

1. 業務の目的や手順を整理し、マニュアルやルールを作成する
2. 複数の社員に試行してもらい、問題点を洗い出して改善する
3. 完成したものを社内で共有し、継続的に更新していく

マニュアル化・ルール化は、ITの知識が不要で低コストな反面、業務効率化には限界がある点に注意が必要です。

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ITシステムによる自動化

業務システム化を進めるには、ITシステムの導入も効果的です。マニュアルやルールをデータ化して一元管理すれば、必要な情報を誰でもすぐに確認でき、属人化を防げます。
さらに、タスクやプロジェクトの進捗を管理できるシステムを活用すれば、作業の状況を可視化でき、管理職も部下も効率的に業務を進められます。

ITシステム導入手順は、下記のとおりです。

＜ITシステム導入の手順＞

1. 導入目的と課題を明確にし、システム化する業務範囲を決める
2. 対象業務を洗い出す
3. 他社事例などを参考に自社に合ったシステム（既製品、または独自開発）を選定する
4. システムを導入し、継続的に効果測定をしながら改善を繰り返す

ITシステムによる自動化は、初期投資やIT知識が必要ですが、長期的に見れば高い効果が期待できます。コストやセキュリティ面も含め、事前準備を十分に行うことが成功のカギです。
特に、業務管理システム「best job」なら、マニュアル作成からナレッジ共有、タスク管理まで一元管理が可能です。情報の属人化を防ぎつつ、チーム全体の生産性向上をサポートします。

システム化できる業務の種類

システム化に適しているのは、手順が決まっていて繰り返し実行される業務です。代表的な業務は、下記のとおりです。

＜システム化に向いている業務例＞

• 勤怠管理
• 経理処理
• 販売管理
• 顧客情報の管理
• 工場・倉庫での作業
• コールセンター業務

一方で、顧客への提案やトラブル対応など柔軟な判断が必要な業務は、システム化が難しい面もあります。ただし、近年はAIやRPA（定型作業を自動化するソフトウェア技術）などの進化により、従来は手作業だった業務の一部も自動化が可能になりつつあります。

業務システム化のメリット

業務をシステム化することで、作業効率や品質の安定、属人化の解消など多くの効果が得られます。ここでは代表的な3つのメリットを紹介します。

＜業務システム化のメリット＞

• ミスやヒューマンエラーの軽減
• スムーズな情報共有による属人化の防止
• 作業時間短縮とコスト削減
• 過剰な人間関係の回避による安心感の向上

ミスやヒューマンエラーの軽減

業務システム化のメリットのひとつが、作業ミスの軽減です。手作業では入力漏れや確認不足といったヒューマンエラーが起きやすく、業務の品質や信頼性を損なう原因となります。ルール化やマニュアル化、自動化により、人的なばらつきを抑えて作業品質を安定させることができます。

スムーズな情報共有による属人化の防止

業務をシステム化すると、定型作業の手順や注意点、進め方などが明文化され、特定の人に依存する属人化を防げるメリットもあります。例えば、担当者が不在でも、手順や進捗が共有されていれば、別の人がスムーズに業務を引き継ぐことが可能です。
また、新人教育においても共有されたルールや手順に沿って進めれば同じ成果が出せるため、育成コストの削減につながります。

属人化について、詳しくはこちらをご確認ください。
業務の属人化を解消・防止するには？事例や対策方法を解説
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作業時間短縮とコスト削減

業務のシステム化が進むと、作業時間を短縮できるうえ、確認作業ややり直しの手間を減らせるメリットがあります。その結果、残業時間の削減や人件費の抑制につながり、コスト削減にもつながります。
また、社員に余力と安心感が生まれ、新規プロジェクトや改善活動など付加価値の高い業務に時間をあてられ、企業全体の生産性アップも可能です。初めから細かな手順や情報を覚えなくても業務が進めやすくなり、心理的な負担の軽減にもつながります。

過剰な人間関係の回避による安心感の向上

業務をシステム化して手順や処理を仕組み化すると、個々の裁量に頼る場面が減り、人間関係に起因するストレスを軽減できます。
例えば、「誰に何を聞けばよいのかわからない」「判断が人によって異なる」といった状況は、対人関係に無用な緊張感を生みがちです。システム上に業務フローや処理方法が明確になっていれば、ほかの人に質問や確認する機会が減り、コミュニケーションの負担も最小限に抑えられます。
その結果、現場では心理的な安心感が生まれ、業務に集中しやすい環境づくりにもつながります。

業務システム化の注意点

業務システム化には多くのメリットがありますが、導入や運用を誤るとリスクも生じます。ITシステムだけでなく、マニュアル化やルール化を進める場合にも注意が必要です。

＜業務システム化の注意点＞

• マニュアルや仕様書が更新されず、形骸化して混乱を招く
• 標準化を進めすぎると柔軟な対応ができなくなり、生産性が下がるおそれがある
• ITシステムは専門知識が必要なため、社内に人材がいなければ外部支援が不可欠になる
• システム障害に備え、バックアップ体制を整えておく必要がある
• 不正アクセスや情報漏洩など、セキュリティ対策が必要になる

業務システム化は大きな効果をもたらす一方で、運用の仕方を誤れば担当者の負担が増えるおそれもあります。導入前には費用対効果や運用ルールを含め、全体設計とリスク管理を徹底することが重要です。

業務のシステム化の成功事例をご紹介

ここからは、マルチタスク管理システム「best job」を導入して、業務のシステム化を実現した企業様の事例を紹介します。

住宅リフォームを手掛ける企業様では、人手不足により未経験者を積極採用していましたが、教育負担の増大や作業の属人化、対応品質のばらつきが課題となっていました。そこで同社は「best job」を導入し、スマートフォンからプロジェクトやタスク、施工に必要なToDoを確認できる仕組みにしました。

■「best job」の概要

導入後はタスク漏れやミスが減少し、業務の標準化と品質の安定化を実現。さらに、事務社員も顧客データと案件情報を連動して、進捗状況や施工写真をすぐに確認できるようになりました。
その結果、お客様からの問い合わせにも迅速に対応でき、全体の作業効率が大きく向上しています。

事例について、詳しくはこちらをご確認ください。
リフォーム会社のお客様の導入事例

業務のシステム化なら「best job」の導入がおすすめ

業務のシステム化を進めるには「マニュアル化・ルール化」と「ITシステムの導入」が重要です。その両方を担えるのが、マルチタスク管理システムの「best job」です。

Dルール（デジタルルール）機能で業務マニュアルやルールを作成・共有できるほか、必要なタスクを自動生成し、プロジェクトのスケジュールを効率的に作成できます。

■「best job」の主な機能

• Dルール（デジタルルール）機能：プロジェクトごとに教育内容や作業フローをマニュアル化。生成AIテンプレートで簡単作成
• ToDo・タスク管理機能：Dルールをもとに業務に必要なタスクやToDoを自動生成し、進捗の可視化と伝達漏れを防止
• 日報管理機能：ToDo機能にある完了ボタンを押すだけで自動的に日報に反映されるため、報告作業の負担を軽減しつつ、その日の成果も一目で把握
• 勤怠管理機能：出勤・作業状況をリアルタイムに把握。出退勤だけでなく、「実作業の内容」や「かかった時間（実労働時間）」を正確に把握でき、スピーディーな労働実態の管理が可能
• プロジェクト・顧客管理機能：複数現場の進行を一元管理
• いつでもエピソード：日々の出来事や気づきをメモ・共有でき、いじめやハラスメント対策などに有効

タスクの自動化やルールの可視化により、「どの業務で・どんなことを報連相すべきか」が自然と共有され、言葉でのやりとりが苦手な部下にも配慮できます。
業務システム化を効率良く進められる「best job」の導入を、ぜひご検討ください。

よくあるご質問

システム化しやすい業務の種類は？

システム化しやすい業務の種類は、勤怠管理や経理処理、販売管理、顧客情報の管理、工場・倉庫での作業、コールセンター業務などです。手順が決まっていて繰り返し実行される業務が適しています。

業務のシステム化のメリットは？

業務システム化のメリットは、「ミスやヒューマンエラーの軽減」「スムーズな情報共有による属人化の防止」「作業時間短縮とコスト削減」などです。社員に余力が生まれ、作業時間が減ることで、新規プロジェクトや改善活動など付加価値の高い業務に時間をあてられ、企業全体の生産性アップも図れます。

業務システム化をするための方法は？

業務システム化の方法は、マニュアルやルールを整備する標準化と、ITシステムを導入して自動化を進める方法があります。前者は低コストで導入しやすい一方、効率化には限界があり、後者は初期投資やIT知識が必要ですが、長期的には大きな効果が期待できます。